ORARI MATRIMONIO: SCELTA OBBLIGATORIA!

Orari matrimonio: l’importanza di averli

Gli orari del matrimonio all’interno dell’organizzazione di un evento di questo tipo sono una scelta che si deve fare obbligatoriamente. Se sognate un matrimonio perfetto la parola d’ordine deve essere per forza di cose “organizzazione”; perchè il tempo può rivelarsi un prezioso alleato o un acerrimo nemico a seconda delle circostanze. Mai come in un matrimonio organizzare è il segreto per riuscire ad ottenere un evento di successo e ricco di dettagli. Siamo fotografi specializzati in eventi e questo concetto si applica in modo perfetto dentro quelle 12-15 ore della vostra giornata. Creare gli orari del matrimonio del wedding day non significa essere condizionati in degli orari e schemi; anzi, averli organizzati e stabiliti prima farà si che sarete totalmente liberi. Godetevi il vostro grande giorno e saranno i professionisti che avrete scelto a far si che sia tale.

Affidarsi a un professionista per ottenere il meglio

Giocare d’anticipo è importante ma è fondamentale farlo con il supporto di un professionista in grado di tradurre i vostri desideri in realtà. La sua presenza durante tutta la giornata, soprattutto nel wedding day dove gli imprevisti succedono e devono essere affrontati in tempo reale farà la differenza. La time-line però non riguarda solo il vostro grande giorno, c’è la presenza di una grandissima organizzazione anche prima, per arrivare al matrimonio. Ogni sposa ha una time-line di matrimonio adatta alle proprie esigenze e alla propria tipologia di evento; ma in linea di massima ci sono alcuni step imprescindibili che andrebbero seguiti in rigoroso ordine cronologico. Il tempo ideale è almeno un anno per completare tutti i preparativi. Per aiutarvi nel modo migliore come sempre chiediamo aiuto ad una vera esperta dell’argomento.

Orari matrimonio: benvenuta Savina!

Ciao Savina! Ben ritrovata a Savina Morandotti, questa volta all’interno di questo blog. Wedding and Events Planner di grande esperienza, la persona giusta in grado di controllare l’evento da tutti i punti di vista e di saperlo gestire nel migliore dei modi quando è più importante, cioè nel suo pieno svolgimento.

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Orari matrimonio: quanto sono importanti nell’organizzazione di un matrimonio e perchè?

La gestione degli orari al matrimonio può fare la differenza tra un successo e un fiasco. È una giornata lunga per tutti i soggetti coinvolti, per i fornitori e per gli sposi e ogni fase è cruciale per ciò che avverrà dopo. Naturalmente scandire la giornata con assoluta precisione è un’impresa, ma l’eventuale margine di ritardo va recuperato e gestito nel corso dell’evento. Questo consente di poter realizzare senza problemi tutti i passaggi piccoli e grandi stabiliti con gli sposi e i fornitori e di avere quindi il massimo del risultato e il massimo della soddisfazione.

Perchè affidarsi a una Wedding Planner per questi aspetti?

L’importanza di affidarsi a una Wedding Planner sta nell’avere una persona che, con l’esperienza, è in grado di coordinare i fornitori (e gli sposi) perché possano collaborare serenamente, rispettando l’uno i tempi e le necessità dell’altro, all’interno di un progetto condiviso. Gli sposi e i loro familiari e amici devono sentirsi tranquilli e supportati da una persona che ha sempre il polso della situazione e li guida in ogni fase

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Quali sono generalmente le scelte sbagliate da evitare e gli imprevisti che possono accadere durante l’organizzazione di un matrimonio?

Le scelte sbagliate sono quelle di affidarsi, per una ragione economica o affettiva, a fornitori non professionisti, oppure a persone che quel giorno si dividono tra il ruolo di invitato e quello di professionista, non godendo a pieno del primo e non fornendo un servizio ineccepibile. In entrambi i casi i risultati possono essere davvero deludenti e la collaborazione difficile. Gli imprevisti durante l’organizzazione sono davvero di ogni genere: si va dalla pandemia mondiale a una gravidanza inattesa, da un trasloco degli sposi a un necessario cambio di fornitore già confermato, sarebbe impossibile stilare un elenco completo. Non esiste contrattempo a cui non si possa porre rimedio con un buon lavoro di coordinamento e una certa dose di elasticità.

Orari Matrimonio: è corretto dire che ci sono due time-line distinte quando si organizza un matrimonio? Perchè?

È corretto! Esiste una macro time-line che riguarda l’organizzazione generale del matrimonio e una che riguarda invece la giornata stessa dell’evento.

Le due naturalmente sono interconnesse. Tanto meglio si è gestita la prima, quanto meglio si svilupperà la seconda.

Secondo la tua esperienza quanto tempo prima bisogna bisogna organizzare la time-line che porta al matrimonio? In che modo la organizzi? Quest’ultimo anno di matrimoni spostati e annullati ha capovolto tante regole.

Solitamente si consiglia di iniziare con circa un anno di anticipo nell’organizzazione perfetta del matrimonio, ma considerando quello che stiamo vivendo, le scadenze e le priorità dipendono in larga parte dalla scelta della data degli sposi. Se puntano ad un sabato in alta stagione e senza possibilità di spostamento, allora è senz’altro necessario muoversi con anticipo su tutti i fornitori che io definisco “one-shot” come location e chiesa. Il catering, pur facendo diversi servizi in un giorno, è la voce successiva di pari passo con gli altri fornitori fondamentali e urgenti come musica e fotografia. Poi tutto il resto lo si pianifica insieme.

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Orari matrimonio: Detta i tempi e gli aspetti coinvolti dalla tua time-line che porta al matrimonio.

Ogni matrimonio richiede un suo percorso unico e specifico, anche se sicuramente ci sono aspetti che hanno una tempistica spesso determinata da usanze o regole di galateo, o da lunghi tempi di preparazione. Una volta scelti e confermati i servizi più urgenti (location, Chiesa o Municipio, catering, fotografo e musica), da confermare tra gli 8 e i 12 mesi dalla data, restano comunque da considerare aspetti cruciali come l’abito della sposa, da cercare secondo me dopo la location, ma possibilmente entro 6 mesi dal matrimonio e attorno al quale spesso si sviluppano lo stile e le atmosfere desiderate.

Per questo partecipazioni, fiori, bomboniere, allestimenti scenografici e dettagli dovrebbero essere scelti successivamente all’abito.

Io tendo a non avere una scaletta “preconfezionata” ma la costruisco volta per volta con gli sposi perché ogni coppia ha diverse priorità, alcuni hanno già chiaro ciò che desiderano, mentre altri devono essere guidati su tutto.

Quali sono gli aspetti fondamentali da considerare quando si crea la time-line del wedding day?

Il primo e più importante aspetto da considerare è la soddisfazione delle aspettative degli sposi, i quali si immaginano un giorno impostato sui loro desideri che vanno quindi realizzati, tutti. Per poter fare questo si deve contare sulla piena cooperazione di tutti i collaboratori coinvolti e questo si ottiene solo con un sereno dialogo e col rispetto del lavoro di tutti.

Esistono dei metodi per comporre la time-line della giornata del matrimonio? Il tuo metodo ideale esiste? Se si qual è?

La time-line della giornata per me viene definita a partire dalla Cerimonia, religiosa o civile che sia. In base a dove viene svolta, all’orario, a dove si preparano gli sposi e a quanto è distante dalla location del ricevimento. Una volta tracciata la prima parte della giornata che termina con l’arrivo in location, si delineano i tratti dei festeggiamenti in base al tipo di banchetto che è stato progettato (una festa informale, un matrimonio tradizionale o una doppia festa pranzo/cena) e all’orario di termine concordato con location e catering, così da poter sviluppare i vari momenti programmati in modi fluido e senza momenti di noia.

Organizza gli orari del matrimonio per: trucco e vestizione sposa, pre e post cerimonia in chiesa.

Quando la sposa si prepara a casa deve sapere quanto tempo le occorre per recarsi in chiesa e calcolare la preparazione di conseguenza. Solitamente il primo passaggio è il trucco, per il quale consiglio di calcolare un’ora e mezza. Poi si passa al parrucco che richiede circa un’ora, poi c’è la vestizione che di per sé non richiede più di 10/15 minuti ma è un momento solenne e spesso fonte di bellissime foto. Lo sposo arriva in chiesa con 15/20 minuti di anticipo e saluta gli ospiti, poi va gestito il suo ingresso e quello degli invitati in modo da far arrivare la sposa il più possibile puntuale. A fine cerimonia va calcolata una mezz’ora tra firme e foto sull’altare, dopo di che gli sposi saranno pronti per il lancio del riso. Fuori dalla chiesa ci vogliono ancora una decina di minuti prima che il corteo si avvii in location.

Organizza gli orari del ricevimento

Immaginando un banchetto tradizionale, per non rischiare un calo nel ritmo della giornata, secondo me i giusti tempi di servizio prevedono massimo mezz’ora dall’arrivo dei primi ospiti a quello degli sposi, poi un’ora e mezza circa destinata ai buffet degli antipasti. In questo modo gli sposi potranno concedersi il tempo per le foto e quello da vivere coi loro ospiti. La cena di tre portate, compresi gli spostamenti, dovrebbe rientrare nelle 2 ore, per dedicare tutto il tempo possibile alla terza parte, cioè alla festa vera e propria.

Io consiglio di fare il taglio della torta immediatamente dopo la fase servita, pranzo o cena che sia, per essere sicuri di avere l’attenzione di tutti gli ospiti e solo dopo di aprire i vari buffet come quello dei dolci o della caffetteria. Da qui in poi si svolgeranno tutti i momenti concordati come il primo ballo o il lancio del bouquet.

Perchè è importante la presenza della Wedding Planner durante il matrimonio?

La presenza della Wedding Planner prima di tutto è un grande fattore di tranquillità in un momento cruciale nella vita di tante persone, certamente mi riferisco agli sposi, ma ancora di più, in molti casi, alle loro famiglie, che quel giorno possono godersi ogni momento sapendo che qualcuno si occuperà di tutto. La WP è la persona che si è messa in gioco per loro, garantisce per i fornitori proposti e si fa carico della buona riuscita dell’evento, quindi non può mancare.

Quali sono gli inconvenienti che generalmente si possono verificare durante un matrimonio? E il tuo modo di risolverli?

Anche il giorno del Matrimonio gli inconvenienti possono essere di qualsiasi tipo. Uno piuttosto frequente è l’organizzazione a sorpresa di scherzi, giochi o video proiezioni da parte di amici e parenti. Questi interventi, se non vengono contenuti nel tempo e nelle modalità possono addirittura rovinare la festa, per cui nel momento in cui prendono il via dovrò carpire quante più informazioni possibili e se occorre, porre dei veti. Un’altra eventualità è quella di un contrattempo tecnico che può incidere sulla scaletta del catering e quindi della festa: pensiamo ad un improvviso acquazzone o ad un ritardo nella consegna della torta. in tal caso bisogna essere pronti a rimettere mano alla time-line immediatamente e a trovare il giusto compromesso in accordo con gli sposi, senza metterli in agitazione.

Grazie Savina!

Grazie Savina per le tue preziose risposte. Saranno sicuramente utili a chi legge per organizzare al meglio la propria time-line di matrimonio e perchè no, magari anche attraverso la tua consulenza. Un abbraccio!

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WS

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